La importancia de automatizar procesos mediante software

La importancia de automatizar procesos mediante software

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Con el paso de los años, las empresas han tenido que mejorar cada uno de procesos. Todo con el fin de mejorar la producción y evitar cualquier tipo de error manual que pueda afectar la misma. Es por eso que se han actualizado y se ha empezado a automatizar sus procesos mediante software

La automatización de procesos tiene un objetivo, el cual se concentra en reducir los costos  por medio de aplicaciones que permiten a los usuarios poder sustituir procesos manuales. Este nuevo proceso acelera la ejecución de cada una de las tareas pendientes y elimina cualquier error manual que pueda acontecer durante la ejecución de tareas.

¿Qué tipo de automatización de procesos existen? 

diseño de software
La importancia de automatizar procesos mediante software 4

La tecnología digital ha permitido mejorar los procesos empresariales, provocando una serie de reacciones positivas en la empresa, como el aumento de la productividad y la disminución de la carga de trabajo. Sin embargo, es necesario aclarar que existen tres tecnologías que son claves para este tipo de procesos y que siempre se deben tener en cuenta. 

Macros

Esta es una de las tecnologías que se han utilizado desde hace mucho tiempo, son funciones que pueden automatizar aquellas actividades que necesitan ser repetitivas durante la jornada laboral. Se pueden aplicar en bases de datos y sistemas informáticos. 

Al utilizar las macros, se puede reducir la barrera del conocimiento que se necesita normalmente para trabajar con alguna actividad compleja. Con esto, cualquier profesional que esté a cargo podrá analizar los datos suministrados sin tener una formación previa específica. 

Una de las desventajas de las macros es que aunque son realmente importantes, estas aún dependen mucho del proceso manual, ya sea para el seguimiento de la información, para iniciar el proceso o para culminar el mismo.

ITPA

Su función principal es poder mejorar la eficiencia de las actividades al disminuir el trabajo manual. Esto normalmente se aplica en actualizaciones o en algún parcheo de software. En general, los sistemas ITPA pueden reducir considerablemente los tiempos de ejecución de tareas comunes. 

Además, con este sistema, la automatización se puede realizar por medio de muchas capas tecnológicas. Por lo que no importan las distintas versiones de software que existan en la empresa, el sistema siempre podrá ajustarse. 

RPA

Mejor conocido como “automatización robótica de procesos”, utiliza a los robots como los principales ejecutores de cualquier tipo de actividades administrativas o incluso dentro del backoffice. Eso sí, esto sólo aplica si las tareas a desempeñar son tareas repetitivas o procesos comunes. 

Este tipo de tecnología es ideal para aquellas tareas que requieren una gran cantidad de documentos, los cuales normalmente pueden tener altas probabilidades de tener algún error si son realizados de forma manual. 

Utilizar automatización robótica trae muchos beneficios, como la eficiencia de las tareas en procesos sencillos, generar un gran número de transacciones en menor cantidad de tiempo y por supuesto, ahorrar costes. 

Ejemplos de automatización procesos

Procesos financieros

procesoso financieros
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La automatización de los procesos financieros cubre todos los sectores y unifica el panorama económico global de las empresas. Esto significa que incluye todos los costos de ventas, flujos de efectivo, ingresos y otros asuntos relacionados con los asuntos financieros de la empresa.

Muchas empresas están automatizando sus procesos financieros para evitar problemas con el pago de impuestos, salarios, pagos a proveedores y más. En este caso, la automatización es necesaria para lograr una buena precisión contable, comprender cuánto se gasta en cada área y evitar problemas causados ​​por un compromiso que ya no se paga.

Gracias a los sistemas especializados de automatización y control, es posible tener una visión clara de la situación financiera de la empresa, recibir alertas automáticas para no olvidar las obligaciones de pago o incluso registrar gastos.

Gestión de documentos

Uno de los ejemplos más importantes de automatización de procesos es la gestión de documentos y contratos. No administrar bien estos documentos conduce a una pérdida de productividad y a posibles problemas paralelos, como multas o demandas.

De hecho, este tipo de daño se produce cuando no se respetan los plazos. También puede ocurrir por la pérdida del documento o por un simple error organizativo.  Las  empresas celebran constantemente contratos con clientes, proveedores y prestadores de servicios.

Estos documentos son muy importantes y necesitan su atención. Para realizar esta tarea, existen diversos sistemas de control y automatización, así como plataformas en la nube que permiten digitalizarlo, almacenarlo de forma segura y visualizarlo fácilmente para que no quede nada.

Atención al cliente

La atención al cliente siempre será uno de los puntos a los que merece la pena prestar atención cuando se quiera innovar y seguir las tendencias del mercado. En el caso de la automatización de procesos, existen muchas variaciones que necesitan mejorarse en esta área, que es fundamental para incrementar la satisfacción y retención del cliente.

La atención al cliente siempre será uno de los puntos a los que merece la pena prestar atención cuando se quiera innovar y seguir las tendencias del mercado. En el caso de la automatización de procesos, existen muchas variaciones que necesitan mejorarse en esta área, que es fundamental para incrementar la satisfacción y retención del cliente.

Por ejemplo, las aerolíneas permiten a sus clientes registrarse en línea para reducir las colas en los aeropuertos y concentrarse en tareas más importantes. Lo mismo ocurre con los restaurantes o los repartidores. En este caso, la automatización de un proceso simple se ha convertido en un ahorro de tiempo para todos los involucrados.

¿Cuáles son las ventajas y las desventajas de automatizar procesos mediante software?

software a la medida
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Ventajas

Este tipo de procesos automatizados trae una gran cantidad de beneficios a largo plazo para tu empresa. A medida que los utilices, podrás notar cómo estos se manifiestan y generan efectos positivos en tu producción y en tus propios empleados. Estos son algunas de las ventajas que puedes obtener:

  • Se elimina la acumulación de papel, ya sea en materiales de impresión o en cualquier tipo de papel oficial que deba ser enviado a algún miembro de la empresa.  
  • Podrás mejorar la carga de trabajo de tu equipo disminuyendo los recursos y facilitando nuevas herramientas que permitirán que su trabajo sea ejecutado de una forma más eficiente.
  • Podrás manejar resultados en tiempo real, ya que estos software automatizados se estarán actualizando constantemente.
  • Se disminuye la probabilidad de ocurrir algún error durante la producción o ejecución de alguna tarea por parte del equipo. 
  • Gracias a esta automatización de procesos, lograrás aumentar la velocidad de ejecución de cada una de las tareas diarias en tu empresa.
  • Con este tipo de procesos automáticos, podrás tener una mejor trazabilidad de cada uno de los proyectos que estés realizando.
  • Con este tipo de procesos automáticos, podrás tener una mejor trazabilidad de cada uno de los proyectos que estés realizando.
  • Se disminuirán los tiempos entre cada una de las actividades.
  • Podrás utilizar diferentes sistemas en diferentes plataformas sin necesidad de memorizar alguno de los procesos.

Desventajas

Estas son algunas desventajas de la automatización de procesos, que aunque no sean muchas, no deben ser ignoradas al momento de implementar algún tipo de automatización en alguna empresa. 

  • Pérdida de flexibilidad: al alterar estos flujos de trabajo, se puede provocar algún tipo de rigidez, sin embargo este es un problema que puede tratarse a tiempo por parte del proveedor.
  • Inversión: automatizar los procesos de una empresa involucra una inversión considerable, es por eso que se recomienda implementarlos en las áreas más necesitadas y luego con el cumplimiento de objetivos, ampliarlo a nuevas áreas. 

¿Qué hay que tomar en cuenta al momento de automatizar un proceso mediante software?

Antes de hacer cualquier tipo de instalación o inversión que inicie la automatización de procesos en alguna de las áreas de tu empresa, es necesario que tomes en cuenta los siguientes detalles: 

  • Poder integrar diferentes plataformas y softwares que puedan comunicarse entre sí. 
  • Conocer el paso a paso del proceso a ejecutar.
  • Tener las mediciones de los tiempos que llevan hacer las tareas manuales, para poder luego compararlas con el tiempo realizado por las automatizaciones.
  • Analizar todas aquellas áreas o actividades que se puedan simplificar con algunos de estos procesos.
  • Considerar el costo de la inversión y el tiempo que puede llevar este en ser recuperado tras la automatización de las actividades. 

¿Cómo puedo encontrar algún software a la medida para mi empresa? 

Los software a la medida se adaptan a cada uno de los procesos de gestión que tiene cada empresa. Para poder aplicarlos, es necesario tener un análisis previo dónde se estudian los procesos de la empresa y cómo poder mejorarlos mediante las actualizaciones. 

Lo mejor de estos software hechos a la medida es que pueden acoplarse a las necesidades de la empresa, sin embargo, es necesario saber que este tipo de servicios puede tomar un poco de tiempo para su desarrollo. 

Debes tener en cuenta que para este tipo de servicios siempre debes contar con un equipo calificado, que pueda brindarte soluciones y además crear un seguimiento de las automatizaciones y los posibles cambios que puedan requerirse. 

Coodigos, por ejemplo, es una agencia que te brindará el mejor servicio posible al momento de crear un software que cumpla con todas tus necesidades. Lo mejor, es que constantemente te brindaremos la asesoría necesaria para ajustar cualquier cambio que pueda necesitar y de esta manera no disminuir la producción de tu empresa. 

Así que te invitamos a ir a nuestra página de inicio y conoce todas las herramientas que Coodigos tiene a tu alcance para automatizar los procesos de tu empresa.